Soms vragen mensen zich wel af hoe wij al onze informatie bewaren. Er is natuurlijk een verplichting in de Wet op het notarisambt om alle akten eeuwig te bewaren. Beter gezegd: alles wat tot het protocol van een notaris behoord. Dat zijn niet alleen de akten, ook registers en “bescheiden”.

Tegenwoordig gaat dit uiteraard grotendeels digitaal, alhoewel de originele getekende akte nog steeds op papier moet worden bewaard. Er zou al een digitale akte mogelijk zijn en eigenlijk was dit per 1 juli 2021 al aangekondigd voor de oprichting van een BV, maar dat is weer enige tijd uitgesteld om technische redenen. Als je een digitale akte invoert, is het bewaren van een papieren versie niet meer nodig. Toch is de kenbaarheid en het nalezen van de akte bij een
papieren versie nog steeds beter gewaarborgd. Bij een digitale akte is er de verplichting de bestanden, waar de akten in bewaard worden, steeds te “updaten”, anders zijn ze over 50 of misschien zelfs al over 10 jaar niet meer leesbaar.

Daarnaast worden er al speciale afschriften van al onze akten “geregistreerd”: een speciale afdeling van de belastingdienst (de Registratie) dient binnen 24 uur van alle notarissen een digitaal afschrift in een speciale pdf-vorm te ontvangen. Deze afschriften moeten aan speciale eisen voldoen en kunnen alleen met een speciale, digitale, handtekening van de notaris ingediend worden. Dat betekent dat dit elke dag moet gebeuren. Daarnaast wordt met de indiening van deze digitale afschriften ook de aangifte voor de overdrachtsbelasting geregeld.
Sinds 1 januari 2021 moeten daarbij als bijlagen speciaal worden ingescand en ingediend de formulieren voor de startersvrijstelling voor de overdrachtsbelasting (0%) of de verlaagde vrijstelling voor die belasting
(2% over de koopsom). Deze formulieren moeten door iedereen, die op die vrijstellingen een beroep wil doen, volledig ingevuld en ondertekend bij ons worden ingeleverd en aan de akte gehecht.

Door een specialewetswijziging zal het per 1 januari 2022 mogelijk worden deze verklaringin de notariële akte van levering op te nemen, dat scheelt weer een hoop extra administratief werk. Wel moest daar weer een speciaal computerprogramma voor ontwikkeld worden, waar men nu nog mee bezig is. Hopelijk is het tijdig te gebruiken.

Sinds 1 maart van dit jaar kunnen we als notaris geen papieren aangiften meer insturen voor de erf-en schenkbelasting, dat moet via een speciale digitale sleutel met weer een eigen inlogcode en werkwijze. Op die manier hebben we wel heel snel en accuraat die aangiften ingediend, maar het vergde weer aanpassingen en nieuwe inlogprocedures voor ons.

Als basis werken we als notarissen allemaal met een kaartenbak, waarin onze cliënten en de akten en dossiers, die bij hen horen, netjes opgeslagen worden. Mensen verwachten ook niet anders van ons. Vroeger ging dat met de typemachine, nu digitaal. Aan deze kaartenbak zitten tegenwoordig digitaal ook onze speciale toegang tot de Gemeentelijke Basisadministratie en andere registers verbonden. Dit is nodig voor de goede uitoefening van de wettelijke taken, die we als notaris hebben. De kwaliteit van de akten wordt daar beter door en we kunnen mensen beter bijstaan, als we de basisinformatie digitaal kunnen ophalen en verwerken in onze documenten.

Maar ook de overheid eist dat we nazien welk vlees we in de kuip hebben. Is het een mogelijke fraudeur en hoe bepaal je dat? Dat dit best lastig is, zien we aan andere overheidsinstanties zoals de belastingdienst. Maar door onze geheimhoudingsplicht mogen we nog niet eens andere notarissen van een mogelijke fraudeur op de hoogte brengen, laat staan dat daar een lijst voor zou zijn. Bij duidelijke aanwijzingen voor witwassen en fraude komt daar echter binnenkort verandering in: er komt een wetswijziging waardoor notarissen geconstateerde uitwassen wel onderling mogen gaan delen. Dat zal het voorkomen van fraude zeker helpen. Het zorgt wel voor extra eisen aan onze computersystemen en de beveiliging daarvan. Niets is 100% veilig, maar we zorgen in ieder geval dat alles aan de huidige eisen blijft voldoen door dagelijkse back-up en andere maatregelen. Zodat alles goed bewaard en gedocumenteerd blijft!